Arvonta on suoritettu!

Sporttisaitin digitaalinen arvontakone pyörähti käyntiin ja sylkäisi ulos voittajan sähköpostiosoitteen. Lisäksi palkitsimme eniten suositteluja tehneen käyttäjän seuran. Molempien sarjojen voittajat saavat kuusi kuukautta ilmaista käyttöaikaa, ja onnekkaille aktiiveille on ilmoitettu henkilökohtaisesti. Sporttisaitin tiimi onnittelee voittajia!

Tämä ei jää tähän!  Seuraava arvonta samoilla palkinnoilla tapahtuu heinäkuun 1. päivä, joten nyt on hyvin aikaa pohtia, kenelle Sporttisaittia kannattaisi suositella. Palkitsemme jälleen satunnaisen voittajan lisäksi myös eniten suositteluja tehneen osallistujan.

Asiakastarve: helpotusta talkoiden järjestelyihin

Ideafoorumilla toivottiin työkalua talkoiden järjestelyihin. Pitkän pohdinnan ja ajatustenvaihdon jälkeen ratkaisu löydettiin Sporttisaitin ulkopuolelta. Google Docs näyttää tarjoavan parhaan avun ja vieläpä ilmaiseksi.

Ideafoorumilla ehdotettiin ideaa, joka auttaisi talkoiden järjestelyssä. Talkoohenkilökunnan ilmoittautuminen sähköpostitse eri tehtäviin koettiin hankalaksi, koska tällöin tehtävätaulukkoa ei voida pitää ajantasaisena. Sopiva työkalu näyttää siis senhetkisen tiedon varattavista tehtävistä ja kun henkilö on varannut tietyn tehtävän itselleen, näkyy se heti kaikille. Varaamiseen ei vaadita kirjautumista, jotta mukaan saadaan myös muut kuin seuran jäsenet. Lopuksi henkilöltä pitää pystyä kysymään yhteystiedot sekä muut talkoon kannalta tärkeät tiedot.

Palveluntarjoajana pyrimme auttamaan asiakkaitamme mahdollisimman paljon ja koska idealle näytti olevan tosissaan tarvetta, emme halunneet tuottaa pettymystä. Uuden työkalun rakentaminen olisi kuitenkin ollut iso työ, eikä sen tekemiseen ollut nyt aikaa (uusi jäsenhallintatyökalu on tällä hetkellä ykkösenä työlistalla). Niinpä lähdimme tutkimaan löytyykö verkosta jotain muuta työkalua, jota voimme suositella tähän tarpeeseen. “Pyörää ei kannata keksiä uudelleen“, niin kuin sitä sanotaan. Samoin yksi tuote ei voi eikä sen kannata olla ratkaisu kaikkiin tarpeisiin.

Kommenteissa mainittiin ilmainen osallistumispalvelu Doodle, joka näytti sopivan pienimuotoisiin talkoisiin. Isommissa tapahtumissa sen käyttö koettiin silti liian raskaaksi. Palvelua kannattaa kuitenkin kokeilla, jos on tarve saada sovittua  ajankohta esim. hallituksen kokoukselle tai seuran saunaillalle.

Idean ehdottaja oli aikaisemmin kokeillut Google Docs -palvelua, mutta silloin se ei taipunut tehtävään tarpeeksi hyvin. Kokeilusta oli kuitenkin jo aikaa, joten päätimme tarkistaa tämänhetkisen tilanteen. Pikaisella kokeilulla rakensimme pystyyn esimerkin ja kysyimme idean äänestäjiltä sekä kommentoijilta miten se sopii talkoiden järjestelyyn. Saimmekin pian vastauksen, että se sopii vallan mainiosti, joten päätimme nyt kertoa siitä laajemmalti.

Katso tästä esimerkkitaulukko.

Taulukossa on neljä talkoopäivää ja jokaiselle päivälle on tehtäviä, joihin tarvitaan henkilöitä (tässä mallissa yksi henkilö yhteen tehtävään). Joinakin päivinä ei tarvita tiettyjä tehtäviä ja ne on harmaannettu. Taulukkoon voi kirjoittaa kuka tahansa ilman kirjautumista; vain taulukon luoja tarvitsee Google-tilin. Taulukosta voi lukita osan tiedoista,  ettei niitä voi muokata; esim. jos tietyt tehtävät on jo varattu, voi ne lukita. Luojalla on myös mahdollisuus palauttaa tiedot, jos joku sattuu tyhjentämään ne taulukosta.

Lopuksi kehoitetaan täyttämään kyselylomake seuran omalla sivustolla; sen voi tehdä Sporttisaitissa Lomake-työkalulla. Lomakkeessa kysytään tarvittavat tiedot vapaaehtoiselta, mitä talkoojärjestäjä tarvitsee (esim. ruoka-allergiat, mahdolliset käydyt kurssit ensiavusta ja järjestyksenvalvonnasta jne.). Lomakkeen tiedot voi lopuksi napata Excel-tiedostoksi, jolloin käsissä on lista talkoohenkilökunnasta.

Jos olet saanut tutustua talkoojärjestelyiden ihanaan maailmaan, niin koetko tästä mallista olevan hyötyä jatkossa? Mitä muita vinkkejä voit tarjota samojen tehtävien kanssa parissa työskenteleville?

Asiakasvinkki: helppo tapa lähettää tiedostoja sivustolle

Aina silloin tällöin asiakkaamme käyttävät Sporttisaittia tavalla, joka saa meidät oivaltamaan “ai sitä voi käyttää myös näin!”. Tämänkertainen vinkki mahdollistaa jäsenille helpon tavan lähettää tiedostoja sivustolle.

Normaalisti tiedoston voi tallentaa sivustolle vain käyttäjä, jolla on päivitysoikeudet (oletuksena pääkäyttäjät, päivittäjät tai hallituslaiset). Jäsenet voivat vain selailla sisältöä ja kirjoittaa esim. keskustelupalstalle eli heillä ei ole päivitysoikeuksia. Jos olisi kuitenkin tarve antaa jäsenelle oikeus tallentaa tiedostoja sivustolle (esim. kokouksen pöytäkirja), niin silloin voi käyttää hyödyksi tätä vinkkiä.

1. Lisää sivulle Tiedosto-osio ja määrittele asetuksista, että siihen voi tuoda sisältöä sähköpostitse.
2. Kopioi talteen Tiedosto-osion sähköpostiosoite.
3. Lisää sivulle Lomake, jossa on vain liitetiedosto-tyyppinen kenttä.
4. Aseta Lomakkeen asetuksista, että vastaukset lähetetään Tiedosto-osion sähköpostiin.

Tällöin jäsen voi lähettää Lomakkeen kautta liitetiedoston, joka tallentuu Tiedosto-osioon. Lomakkeen voi tietysti lisätä julkiselle puolelle, jolloin kuka tahansa voi lähettää tiedostoja sen kautta. Lomakkeeseen voi lisätä myös muita kenttiä (esim. sähköpostiosoite tai nimi); ne eivät haittaa Tiedosto-osioon tallentamista, mutta näkyvät silti Lomakkeen vastauksissa.

Muiden kenttien tiedot ovat luettavissa myös sähköpostiviestistä, jos vastaukset on laittanut kulkeutumaan Tiedosto-osion lisäksi toiseenkin (esim. sihteerin) osoitteeseen. Lomakkeeseen voi myös lisätä useamman liitetiedosto-kentän, jolloin lähettäjän ei tarvitse lähettää tiedostoja yksi kerrallaan.

Jos käytätkin Tiedosto-osion sijaan Kuvagalleriaa, niin lomakkeen kautta lähetetyt kuvat lisätään automaattisesti Kuvagalleriaan. Sisällön lähettäminen toimii tietysti myös niin, että jakaa Tiedosto-osion tai Kuvagallerian sähköpostiosoitteen jäsenille ja sisältöä lähetetään omasta sähköpostista.

Onko teidän sivustolla tullut keksittyä jokin elämää helpottava tapa, jonka voisitte jakaa myös muille? Kerro se kommenteissa!